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Conditions générales de vente et d’utilisation

Dans les présentes Conditions Générales de Vente, les mots ou expressions mentionnés ci-dessous, commençant par une majuscule, auront la signification suivante :

Prestataire : désigne la marque commerciale Plug&Sign exploitée par la société Proof&Co, SARL au capital de 75 000 €, dont le siège social se situe 53 rue de la gare, 59 170 Croix, immatriculée au R.C.S. de Lille sous le numéro 919 699 819

Client : désigne l’utilisateur des services Plug&Sign.

Opérateur de Signature : désigne le Prestataire de Service de Confiance Qualifié, s’il y a lieu, auquel Plug&Sign raccorde ses services dans le but de proposer la signature numérique, l’horodatage et l’émission de cachet.

Signature électronique réalisée : désigne une signature accolée à un document, c’est-à-dire que la transaction de signature a été réalisée dans son ensemble. Une signature électronique correspond à la signature d’un signataire sur un document.

Bon de Commande / Commande : désigne le document décrivant les Services dont vous faites l’achat, y compris toute commande, tout processus ou tout outil en ligne, par l’intermédiaire duquel vous demandez ou fournissez des Services.

Services : désigne les services identifiés dans un Bon de Commande spécifique.

Envoi en masse : représente tous les Services permettant l’envoi en masse de Signature électronique. Sont compris dans cette notion, les campagnes, les publipostages et les traitements par lots.

Article 1 – Champ d’application des conditions générales de vente et de production

Les présentes conditions générales de vente constituent, conformément à l’article L 441-6 du Code de Commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties, lesquelles sont des professionnels.

Les présentes conditions générales de vente ne régissent pas les relations entre professionnel et consommateur, ce dernier étant défini par l’article préliminaire du Code de la Consommation comme « toute personne physique qui agit à des fins qui n’entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. »

Elles ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Proof&Co, SARL au capital de 75 000 € dont le siège social se situe 53 rue de la gare, 59 170 Croix , immatriculée au R.C.S. de Lille sous le numéro En cours d’immatriculation,

ci-après dénommé « Le Prestataire» sous sa marque Plug&Sign, fournit aux clients professionnels,

ci-après dénommé « Les Clients ou le Client» qui lui en font la demande via le site Internet du Prestataire, par contact direct ou via un support papier les services suivants,

ci-après dénommés «Les Services» :

Utilisation de la plateforme de signature

Elles s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tous les Services rendus par le Prestataire auprès des clients de même catégorie, quelles que soient les clauses pouvant figurer sur les documents du client, notamment ses conditions générales d’achat.

Ces conditions générales de vente sont systématiquement portées à la connaissance de chaque Client lors de la contractualisation d’ouverture de compte ou le passage de commande.

En conséquence, le fait de réaliser une ouverture de compte ou de passer Commande, implique l’adhésion entière et sans réserve du Client à ces conditions générales de vente. Les renseignements figurant sur les catalogues, prospectus et tarifs du Prestataire sont donnés à titre indicatif. Les tarifs sont indiqués dans votre Panneau de contrôle ou fixés par le Bon de Commande et sont révisables à chaque 1er (premier) Janvier.

Le Prestataire est en droit d’y apporter toutes modifications qui lui paraîtront utiles.

Conformément à la réglementation en vigueur, le Prestataire se réserve le droit de déroger à certaines clauses des présentes Conditions Générales de Vente en fonction des négociations menées avec le Client par l’établissement de Conditions de Ventes Particulières.

Le Prestataire peut en outre être amené à établir des Conditions Générales de Vente Catégorielles, dérogatoires aux présentes Conditions Générales de Vente, en fonction du type de Clients considéré, déterminé à partir de critères objectifs. Dans ce cas, les Conditions Générales de Vente Catégorielles s’appliquent à tous les Clients répondant à ces critères.

Les présentes conditions générales peuvent être modifiées à tout moment et sans préavis par le Prestataire, les modifications étant alors applicables à toutes les commandes postérieures à cette modification.

Article 1.1 – Description de la plateforme de signature

Le logiciel est constitué́ des modules suivants :

  • Configuration du module de signature avec les codes de l’Opérateur de Signature fournis par le prestataire tiers de signature numérique au Client, dans le cas où le Client souhaite disposer de son propre Opérateur de signature
  • Module de transfert de document pour signature
  • Envoi en masse de signatures (Campagne, Publipostage, Traitement par lot)
  • Génération de PDF à partir de fichiers sources de type DOCX et d’une source de données XLS, CSV, ODT
  • Horodatage de documents et données
  • Relance des signataires SMS/Email
  • Émission de cachet
  • Utilisation d’un cachet numérique
  • Suivi de consommation
  • Gestion utilisateur
  • Espace de facturation

L’usage des fonctionnalités implique l’acceptation de la grille tarifaire de la part du Client.

Dans le cas où le Prestataire fournit l’accès à son prestataire de services de confiance (Opérateur de signature) privilégié (ici Universign, dont le Prestataire gère la relation commerciale), le Client accepte sans réserve les conditions d’utilisation et sa politique de protection des données de ce dernier :

Article 1.2 – Cachet d’entreprise

L’usage du cachet d’entreprise sur la plateforme Plug&Sign nécessite la souscription d’un certificat de personne morale auprès de l’Opérateur de Signature Universign qui gérera la relation administrative de ce dernier. La souscription est redevable sous forme d’abonnement mensuel au Prestataire.

Le certificat a une validité de 5 ans et peut être résilié à tout moment par courrier recommandé avec accusé de réception, avec un préavis de 3 mois, à l’adresse suivante : Universign, Service Résiliation, 5-7, rue du Faubourg Poissonnière, 75 009 Paris.

Article 2 – Prise de commande, modification et annulation

Les ventes de Services ne sont parfaites qu’après acceptation expresse par écrit (notamment par courrier électronique) ou signature électronique de la Commande du Client par le Prestataire, matérialisée par un accusé de réception émanant du Prestataire et la signature des dites Conditions Générales de vente. La prise en compte de la commande et l’acceptation de celle-ci sont confirmées par l’envoi d’un mail.

Les données enregistrées dans le système informatique du Prestataire constituent la preuve de l’ensemble des transactions conclues avec le Client.

En cas d’annulation de la commande par le Client après son acceptation par le Prestataire moins de 15 (quinze) jours au moins avant la date prévue pour la fourniture des Services commandés, pour quelle que raison que ce soit hormis cas de force majeure, l’acompte versé à la Commande, tel que défini à l’article « 5.1 Délais de règlement » des présentes Conditions Générales de Vente sera de plein droit acquis au Prestataire et ne pourra donner lieu à un quelconque remboursement.

Le Client reste engagé de toutes utilisations faites des Services proposés par le Prestataire jusqu’à la clôture effective de son compte.

Article 3 – Tarifs

Les Services sont fournis aux tarifs du Prestataire en vigueur au jour de la passation de la Commande comme indiqué à l’article 4 « Facturation » ci-dessus.

Les tarifs s’entendent nets et hors taxes.

Le Service sera facturé à chaque fin de mois en fonction de votre utilisation réelle suivant la grille tarifaire de l’année courante. La grille tarifaire pourra faire l’objet d’une révision une fois par an à la date du 1er (premier) janvier.

En cas de mise à jour de la grille tarifaire, le titulaire du compte en sera informé 1 mois avant. En cas de refus de celle-ci, le compte sera automatiquement fermé à la mise en place de la nouvelle grille tarifaire.

Article 4 – Facturation

Une facture est établie par le Prestataire au début de chaque mois. Elle est uniquement remise au Client s’il y a eu consommation de Services durant le mois précédent.

Les conditions de détermination du coût des Services dont le prix net ne peut être connu à priori ni indiqué avec exactitude, ainsi que la méthode de calcul du prix permettant de vérifier ce dernier, seront communiqués au Client ou feront l’objet d’un devis détaillé, à la demande du Client, conformément aux dispositions de l’article L 441-6 II du Code de Commerce. Dans le cadre de prestation de Services demandée par le Client, toute demi-journée de travail entamée est dûe.

Article 4.1 – Détails de la facturation

L’utilisation des Services sera le déclencheur de la facturation.

La facturation des coûts inhérents aux SMS sera appliquée uniquement si le signataire dispose d’un numéro de téléphone mobile et que le Client a activé le Service lors de l’envoi.

Article 4.1.2 – Utilisation des Services via l’Opérateur de Signature du Prestataire

Si le Client sollicite le Prestataire via l’Opérateur de signature du Prestataire, les coûts “Signature électronique réalisée“ peuvent être différés car la facturation se fait à la signature finalisée par le Client : une demande de signature faite le 30 du mois pourra se retrouver facturée le mois suivant.

Si un signataire signe deux documents au sein d’une même opération de signature, alors le Prestataire comptabilisera deux Signatures électroniques réalisées.

Article 4.1.1 – Utilisation des Services via l’Opérateur de Signature du Client

Dans le cadre où le Client utilise la plateforme Plug&Sign en conservant son propre Opérateur de Signature et dans le cas où le compte de ce dernier ne serait pas suffisamment provisionné, l’ensemble des opérations passerait en échec et ne serait pas sujet à facturation.

La facturation des Services ne prendra pas en compte le coût des Signatures électroniques réalisées, la facturation de ceux-ci étant entre le Client et son Opérateur de signature.

Article 5 – Conditions de règlement

Article 5.1 – Délais de règlement

Le prix est payable comptant en totalité au jour de l’émission de la facture. La facture s’entend net d’escompte.

En fonction de la nature des Servies commandés par le Client, un acompte correspondant à 50% (cinquante pour cent) du prix total des Services commandés pourra être exigé lors de la passation de la Commande.

Le solde du prix sera alors payable au comptant, au jour de la fourniture desdites prestations, dans les conditions définies dans l’article « Modalités de fourniture des Services » ci-après.

Si le Client et le Prestataire se mettent d’accord sur un paiement à terme, le prix sera alors payable en un seul versement dans un délai (ci-après le « Délai ») de 30 (trente) jours calendaires à compter de la fourniture des Services commandés telle que définie aux présentes Conditions Générales de Vente.

Ce Délai sera mentionné sur la facture qui sera remise au Client par le Prestataire.

Le Prestataire ne sera pas tenu de procéder à la fourniture des Services commandés par le Client si celui-ci ne lui en paie pas le prix dans les conditions et selon les modalités indiquées aux présentes Conditions Générales de Vente.

Article 5.2 – Pénalités de retard

En cas de retard de paiement, le Prestataire pourra suspendre toutes les Commandes/Services en cours, sans préjudice de toute autre voie d’action. En outre, le retard de paiement entrainera l’exigibilité immédiate de la totalité des sommes dues au Prestataire par le Client, sans préjudice de toute autre action que le Prestataire serait en droit d’intenter, à ce titre, à l’encontre du Client. Toute somme non payée à l’échéance prévue donnera lieu de plein droit et sans mise en demeure préalable, conformément à la loi pour la modernisation de l’économie du 4 août 2008, au paiement d’intérêts de retard d’un montant égal à trois fois le taux légal au jour de la facturation, ces intérêts courant du jour de l’échéance jusqu’au paiement.

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros prévue par le décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012 sera en outre due, de plein droit et sans notification préalable. Le Prestataire se réserve le droit de demander au Client une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement engagés dépassent ce montant, sur présentation des justificatifs.

Article 5.3 – Absence de compensation

Sauf accord expresse, préalable et écrit du Prestataire, et à condition que les créances et dettes réciproques soient certaines, liquides et exigibles, aucune compensation ne pourra être valablement effectuée par le Client entre d’éventuelles pénalités pour retard dans la fourniture des Services commandés ou non conformité de la Commande, d’une part, et les sommes dues par le Client au Prestataire au titre de l’achat desdits Services, d’autre part.

Article 5.4 – Durée du service

Le contrat est renouvelé par tacite reconduction tous les ans à date d’anniversaire de l’ouverture de compte.

Article 5.5 – Fermeture du service

Vous pouvez à tout moment clôturer votre compte sur simple demande de votre part. Celle-ci s’effectuera dans les 30 jours à partir de la demande notifiée par écrit. En cas de souscription d’un cachet d’entreprise auprès du Prestataire il est possible de résilier celui-ci à tout moment en respectant un préavis de 3 mois comme mentionné dans l’article 1.2.

Article 5.6 – Responsabilités

Article 5.6.1 – Documents signés

L’utilisation des options d’envoi en masse sont sous la responsabilité de l’utilisateur. Celui-ci dispose de tous les outils nécessaires pour vérifier la complétude des documents produits, les éventuelles soucis de mise en page ainsi que l’affectation des documents aux signataires. Le Prestataire dégage toute responsabilité quant à la mauvaise utilisation de la plateforme.

Une fois les documents transmis à l’Opérateur de signature, la suspension de la demande de signature dépend du service opérationnel mis en place par l’Opérateur de signature. Le Prestataire décline toute responsabilité sur le bon fonctionnement des API proposées par l’Opérateur de signature.

Le Prestataire ne peut être tenu responsable de la réussite d’un envoi de document à signer, le Client est le seul garant de son calendrier de signature et devra s’organiser afin de respecter ses objectifs de calendrier.

Article 5.6.2 – Email et SMS

Le Prestataire ne peut être tenu pour responsable en cas d’email ou de SMS qui n’arriverait pas vers son destinataire.

Le Prestataire fera de son mieux pour identifier la validité des domaines liés aux emails et les numéros de mobile.

Article 5.6.3 – Signature

En cas d’utilisation de nos Services tout en conservant votre Opérateur de signature actuel, le Prestataire ne s’occupe pas de la gestion des comptes affectés à cet Opérateur de signature. Celle-ci étant à la charge du Client. Le Prestataire décline toute responsabilité d’une mauvaise configuration de compte chez l’Opérateur de signature, le Client doit vérifier toute information de type nom et logo, et toutes autres informations utilisées par le compte.

Le Client doit vérifier auprès de l’Opérateur de signature de la validité du cachet, la quantité de jetons de signature nécessaires à ses actions de signature.

Article 6 – Modalités de fourniture des Services

Dans l’hypothèse où les Services demandés par le Client devraient être fournis dans un certain délai à compter de la validation de la commande par le Prestataire, ledit délai sera indiqué sur le Bon de commande transmis par le Prestataire au Client.

Ce délai ne constituera pas un délai de rigueur et le Prestataire ne pourra voir sa responsabilité engagée à l’égard du Client en cas de retard de livraison n’excédant pas 1 (un) mois.

En cas de retard supérieur à 1 (un) mois, le Client pourra demander la résolution de la vente. Les acomptes versés lui seront alors restitués par le Prestataire.

La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture de la prestation imputable au Client ou en cas de force majeure.

A défaut de réserves ou de réclamations émises par le Client lors de la réception des Services, ceux-ci seront réputés conformes à la Commande, en quantité et qualité. Le Client disposera d’un délai de 7 (sept) jours ouvrés à compter de la fourniture des Services pour émettre par écrit de telles réserves ou réclamations, avec tous les justificatifs y afférents auprès du Prestataire.

Le Prestataire remboursera ou rectifiera le Client (dans la mesure du possible) dans les plus brefs délais et à ses frais, selon les modalités adéquates et agréées par le Client, les Services dont le défaut de conformité aura été dûment prouvé par le Client.

En cas de demande particulière du Client concernant les conditions de fourniture des Services, dûment acceptées par écrit par le Prestataire, les coûts associés feront l’objet d’une facturation spécifique complémentaire, sur devis préalablement accepté par le Client.

Aucune réclamation ne pourra être acceptée en cas de non-respect de ces formalités et délais par le Client.

Article 7 – Politique de données personnelles

Le Prestataire a un rôle d’exécutant pour le compte du Client. Le Client s’engage à respecter la protection des données personnelles et à informer ses propres clients de l’usage de leurs données. (retrouver plus en détail la politique de données personnelles : https://www.plugnsign.com/politique-de-confidentialite/)

Le Prestataire est hébergé chez Amazon AWS, opérateur en Europe, avec ses serveurs en France et s’engage à ne pas transmettre ses données à des tiers.

En cas de clôture du compte Client ou de la fermeture de son compte chez l’Opérateur de signature, les documents signés ne seront plus accessibles et le Client devra donc mettre en place sa propre solution d’archivage. Néanmoins il aura toujours accès sur demande auprès du Prestataire aux fichiers de preuve.

Le Client doit s’assurer que les données signées sont conformes à la législation et le Prestataire n’a pas de regard sur le type d’informations signées. Le Client s’engage à vérifier celles-ci.

Dans le cas où le Client serait amené à faire signer des documents contenant des données sensibles, celui-ci devra en informer le Prestataire afin de s’assurer que les serveurs sont conformes à la règlementation et sécurité exigées. Toute proposition d’infrastructure adaptée aux exigences de données sensibles fera l’objet d’un devis par le Prestataire au Client.

Article 7.1 – Conservation des données

Les données permettant de réaliser les envois pour signature (nom, prénom, mail et téléphone) sont conservées jusqu’à la fermeture du compte.

Les données permettant de réaliser les envois en masse de type Publipostage seront quant à elles supprimées un mois après la fin du dit envoi.

Le Client pourra demander la suppression de ses données personnelles. Néanmoins la suppression ou l’anonymisation des données rendront l’accès aux documents signés de manière non nominative.

Article 7.1.1 – Traitement des documents signés

Le Prestataire conserve le temps de l’opération de signature les documents signés mais n’a pas vocation à les garder au-delà de 1 mois à compter de la fin de l’opération de signature.
Les documents pourront être de nouveau récupérés via la plateforme (via une interrogation de l’Opérateur de signature) et resteront en cache un mois de nouveau.
Ceux-ci resteront archivés chez l’Opérateur de signature, partenaire du Prestataire, durant toute la durée de fourniture des Services et resteront accessibles via la plateforme Plug&Sign comme mentionné ci-dessus.

Dans le cas où le Client utilise son propre Opérateur de signature, ce dernier devra s’assurer de la conservation et archivage de ses documents signés chez ce dernier.

Lors de la signature, les documents sont stockés chez l’Opérateur de signature seul responsable envers ses clients du traitement et conservation des données et documents.

Tout document source est conservé un mois après l’envoi pour signature.

Article 7.2 – Stockage des données

L’ensemble des données des services du Prestataire sont hébergées et traitées dans l’Union Européenne (France). La plateforme du Prestataire veille à ne pas faire transiter les données du Client hors de l’Union Européenne.

Article 7.3 – Opposition aux données

Le titulaire du compte a la possibilité de supprimer, anonymiser les données personnelles pour répondre aux problématiques RGPD sur demande expresse à Plug&Sign.

Article 7.4 – Utilisation des données

Le Prestataire s’engage à ne pas utiliser les données renseignées par le Client servant à réaliser les opérations de signature pour son exploitation personnelle. Seuls les volumes et les statistiques (sans information nominative et information sur le Client) issues de l’utilisation de sa plateforme pourront être conservées et exploitées à des fins marketing.

Article 7.5 – Finalité de traitement

Le service concerne la mise en place d’un outil pour réaliser des opérations d’horodatages, des Signatures électroniques unitaires ou en masse, ou Cachet d’entreprise via l’Opérateur de signatures. Afin que le Service puisse fonctionner, le Client fournira des informations personnelles pour réaliser les différentes opérations disponibles via les Services proposés par le Prestataire. Le Client devra avoir obtenu le consentement des personnes au préalable et en sera l’unique garant. Le Client, en signant les Conditions Générales de Vente, accepte la finalité de traitement.

Le Prestataire relancera pour le compte du Client, les personnes n’ayant pas encore signé et pourra être amené à les contacter par Mail et SMS. Le Client a la possibilité de désactiver ces options au moment de l’envoi.

Article 7.6 – Données sensibles

Dans le cas où le Client serait amené à faire signer des documents contenant des données sensibles, celui-ci devra en informer le Prestataire afin de s’assurer que les serveurs sont conformes à la règlementation et sécurité exigées. Toute proposition d’infrastructure adaptée aux exigences de données sensibles fera l’objet d’un devis par le Prestataire au Client.

Article 8 – Propriété intellectuelle

Le Prestataire reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle sur la marque Plug&Sign et sur les études, documents établis au soutien de la mise en oeuvre de la méthode Plug&Sign en vue de la fourniture des services au Client. Le Client s’interdit donc toute reproduction ou exploitation desdites études et documents ainsi que de la marque Plug&Sign sans l’autorisation expresse, écrite et préalable du Prestataire matérialisée dans un contrat de cession de droits en bonne et due forme.

Article 9 – Marketing

En acceptant les Conditions Générales de Vente, le Client accepte que sa marque commerciale et son logo soient diffusés sur les supports Marketing Plug&Sign (site internet, réseaux sociaux, plaquette commerciale). Le Client a la possibilité de s’y opposer en notifiant expressément Plug&Sign.

Article 10 – Clause d’attribution de juridiction

Tous les litiges relatifs à la validité́, à l’interprétation ou à l’exécution du présent contrat seront soumis au Tribunal compétent de Lille.

Article 11 – Droit applicable – Langue du contrat

De convention expresse entre les parties, les présentes Conditions Générales de Vente et les opérations d’achat et de vente qui en découlent sont régies par le droit français. Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.

Article 12 – Acceptation du Client

Les présentes Conditions Générales de Vente sont expressément agréées et acceptées par le Client qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même s’il en a eu connaissance.

Version 20231115