Le cachet d’entreprise électronique

Parce qu’il est parfois nécessaire d’avoir un cachet d’entreprise pour chacune des entités juridiques existantes de votre société (on parle aussi de certificat), Plug&Sign vous permet de créer autant de certificats électroniques d’entreprise que souhaité.

Vous retrouvez tous vos certificats sur votre compte personnel de la plateforme. Vous sélectionnez celui dont vous avez besoin en toute simplicité pour l’apposer sur vos documents.

En quelques minutes, vos PDF sont prêts à l’envoi !

Le cachet d’entreprise électronique, est constitué d’un certificat de personne morale qui marque l’authenticité d’un document.

Sa mise en œuvre répond à quelques exigences :

• Définition du responsable du cachet électronique (personne physique).
• La carte nationale d’identité ou le passeport de ce responsable est obligatoirement demandé.
• Désignation de l’entité légale du cachet.
• Un KBIS de l’entreprise de moins de 3 mois doit être fourni pour l’enregistrement du certificat.

Vous avez aussi la possibilité d’utiliser directement le cachet électronique de Plug&Sign (votre nom apparaîtra dans le certificat présent dans le PDF) pour garantir la provenance et l’intégrité de vos fichiers.

Le cachet électronique de votre société peut s’utiliser de différentes manières dont voici quelques cas :

• Vos factures, notes de frais, fiches de paie comme la loi l’exige pour supprimer le papier
• Numériser vos documents papier afin d’en certifier l’origine et l’intégrité de ceux-ci
• Lors de l’envoi de document à signer pour garantir la provenance et l’intégrité du document à signer

Bon à savoir, utilisez le directement pour appliquer le tampon électronique sur votre fichier ou bien à travers vos envois de signature électronique.

Les questions que vous vous posez sur le cachet électronique

C’est quoi le cachet d’une entreprise ?

Le cachet électronique d’entreprise, également connu sous le nom de sceau électronique, est une élément électronique qui permet à une entreprise d’apposer sa marque sur des documents électroniques de manière sûre et sécurisée tout en ayant une valeur juridique. Contrairement à la signature électronique, qui identifie l’individu qui appose sa signature, le cachet électronique identifie l’entreprise elle-même. Le cachet électronique est créé à l’aide d’un certificat électronique émis par une autorité de certification. Ce certificat atteste l’identité de l’entreprise et garantit l’intégrité des documents signés avec le cachet électronique.

Comment faire pour créer un cachet pour une entreprise ?

Pour ce faire il vous faut obtenir un certificat électronique : Vous devez obtenir un certificat électronique auprès de votre prestataire Plug&Sign. Ce certificat électronique est un fichier numérique qui atteste l’identité de votre entreprise et garantit l’intégrité des documents signés avec le cachet électronique tout en donnant une valeur juridique à ceux-ci. Lors de la création de ce certification, il vous sera demandé le nom de l’entreprise, son siren entre autre.

Ensuite libre à vous de placer votre cachet commercial sur les documents en fonction de vos besoins.

Est-il obligatoire d’avoir un cachet d’entreprise ?

Il n’est pas obligatoire pour une entreprise d’avoir un cachet électronique. Cependant, dans certains pays, l’utilisation du cachet électronique est fortement recommandée, voire obligatoire pour certaines transactions commerciales ou administratives pour des documents officiels par exemple. Par exemple, en France, l’utilisation du cachet électronique est obligatoire pour les entreprises souhaitant déposer leur comptabilité en ligne auprès de l’administration fiscale. En Espagne, les entreprises sont tenues de disposer d’un cachet électronique pour signer les documents officiels, tels que les factures et les contrats.

Le cachet électronique peut également offrir des avantages pratiques aux entreprises, notamment en permettant d’apposer celui-ci de manière rapide et sécurisée, ainsi qu’en assurant l’intégrité des documents signés. 

Le cachet électronique est-il personnalisé ?

Oui celui-ci est personnalisé car sur les PDF ayant utilisé le cachet électronique vous retrouverez son cartouche avec le nom de votre entreprise.

Est-ce que toutes les entreprises ont un cachet ?

Non, toutes les entreprises n’ont pas nécessairement un cachet électronique. La nécessité ou l’obligation d’avoir un cachet électronique varie en fonction des réglementations en vigueur dans chaque pays. Par exemple, en France, les entreprises sont tenues d’utiliser un cachet électronique pour déposer leur comptabilité en ligne auprès de l’administration fiscale afin de donner une valeur juridique à ceux-ci. La signature électronique peut aussi être une solution au niveau comptable.