Bienvenue dans l’ère de la dématérialisation, un phénomène en pleine expansion et incontournable de nos jours. Ce processus, amplifié par une série de confinements successifs, connaît une croissance fulgurante au sein des entreprises. Dans cet article, nous allons explorer les raisons pour lesquelles de plus en plus d’entreprises adoptent la dématérialisation et les avantages qu’elle offre, tout en examinant attentivement les inconvénients potentiels.
La Dématérialisation : Comprendre le Numérique
Commençons par définir la dématérialisation des documents, une transformation majeure pour les entreprises. Ce processus consiste à substituer un support physique par un support numérique. Alors que les stratégies RSE (« Responsabilité Sociétale des Entreprises ») en faveur du « Zéro papier » gagnent du terrain, les processus basés sur le papier deviennent obsolètes en entreprise. Deux approches majeures de la dématérialisation se dégagent :
- Duplicative : Chaque document au format papier trouve son équivalent numérique.
- Native : Les documents n’ont pas de version papier préexistante et sont directement reçus au format numérique.
Les Avantages de la Transition Numérique
La dématérialisation gagne en popularité au sein des entreprises pour de bonnes raisons, en fait, pour plusieurs raisons. Les avantages qu’elle offre sont nombreux et significatifs :
- Gain d’Espace : L’un des avantages majeurs de la dématérialisation réside dans la gestion des documents dématérialisés. Fini les piles de papier s’entassant sur votre bureau ! Grâce à la dématérialisation, tous ces documents sont stockés de manière numérique.
- Économies Financières : Les coûts liés à l’impression, aux ramettes de papier, aux toners, aux imprimantes, etc., ont une empreinte financière considérable. Selon une étude de Gartner, près de 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise sont dédiés au papier. La dématérialisation des processus administratifs représente donc une source d’économies financières significatives, proportionnelles au chiffre d’affaires annuel.
- Avantages Environnementaux : De plus en plus d’entreprises intègrent des stratégies RSE pour réduire leur empreinte environnementale.
- Gain de Temps : L’impression, le classement et d’autres tâches similaires peuvent être très chronophages. Malgré tous les efforts de classement, il peut parfois être fastidieux de retrouver un document spécifique. La dématérialisation libère cette énergie et ce temps pour des activités plus pertinentes.
- Facilité d’Utilisation : La plupart des outils que nous utilisons aujourd’hui sont collaboratifs et reproduisent avec précision les processus liés au papier. Le travail à distance, qui a gagné en importance suite aux confinements successifs, a créé de nouveaux besoins en instantanéité et simultanéité, auxquels la dématérialisation répond parfaitement.
Les Défis de la Transition Numérique
Cependant, comme pour toute transformation majeure, la dématérialisation présente également des défis à relever :
Risques de Sécurité
La dématérialisation implique de stocker certains ou tous vos documents sous forme électronique. Ces données sensibles peuvent potentiellement être compromises. La sécurité des données doit donc être une priorité pour toute entreprise engagée dans la dématérialisation.
La loi du 13 mars 2000 soutient la dématérialisation des entreprises en accordant la même valeur légale aux documents électroniques qu’aux originaux au format papier. Avec ses solutions d’Horodatage qualifié, Plug&Sign est en mesure de vous accompagner dans vos processus de numérisation et de dématérialisation.
Si votre entreprise envisage de se lancer dans la dématérialisation, n’hésitez pas à nous contacter. En tant qu’experts en dématérialisation, nous sommes prêts à vous accompagner dans cette transition numérique et à vous aider à exploiter au mieux ses avantages tout en minimisant les risques potentiels.
