Qu’est ce que le cachet d’entreprise ?
Le cachet électronique est une version numérique du tampon d’entreprise. Il permet de sceller des documents au nom des entreprises et des entités publiques. Il assure ainsi l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu. Vos documents bénéficieront aussi d’une garantie supplémentaire en matière d’intégrité avec l’horodatage qualifié.
Quand l’utiliser ?
Le cachet numérique peut s’utiliser dans le cadre de la facturation, devis, rapports financiers pour certifier que vous en êtes bien l’émetteur. Il est également recommandé sur tous les documents qui engagent de façon significative la responsabilité de l’entreprise. Par exemple : des contrats, des brevets, des devis ou encore des documents de propriétés intellectuelles.
Le cachet peut aussi convenir dans le cas où vous avez besoin de sceller des documents officiels dématérialisés. Avec la plateforme Plug&Sign, vous pouvez par exemple automatiser l’apposition d’un cachet avancé lors de l’envoi de factures électroniques à vos clients ou alors de document à faire signer. Votre client sera alors serein quant à l’émetteur du document.
Le cachet peut aussi vous permettre de numériser vos archives papiers et de les certifier. Attention toutefois, il sera nécessaire de disposer d’un cachet avancé avec certificat qualifié.
En d’autres termes, tous les documents liés au fonctionnement de votre entreprise ou organisme public sont concernés par l’utilisation des tampons, donc en plus de la sécurité, les tampons électroniques sont un outil efficace contre la fraude documentaire.
Quelles sont les étapes à suivre pour obtenir un cachet ?
Les cachets sont réalisés par des Prestataires de Services de Confiance qualifiés.
Plug&Sign via son partenaire Universign vous permet la création de cachets avancés ainsi que des cachets avancés avec certificat qualifié (un rendez-vous en face à face sera nécessaire pour ce dernier).
Il vous suffit d’en faire la demande ici !.
Vous avez aussi la possibilité d’utiliser directement le cachet électronique Plug&Sign. Attention ce dernier ne sera pas suffisant en fonction de la nature des documents. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service juridique pour en savoir plus. Lors de l’utilisation de ce dernier, il sera bien affiché le nom de votre société sur le PDF.
Quels avantages tirer du cachet d’entreprise ?
Le cachet électronique apporte divers avantages aux entreprises tels que :
- Garantir l’authenticité des documents
- Garantir l’intégrité des documents
- Réduire les frais et avoir un process rapide.
L’utilisation de la signature électronique fait la différence pour chaque entreprise dans un environnement de plus en plus concurrentiel et mondialisé et est essentielle pour amorcer ou poursuivre la transformation numérique d’une entreprise. Pour vous aider dans cette démarche, il est impératif de s’appuyer sur des partenaires technologiques qui sont des prestataires de services de confiance qualifiés, capables de vous accompagner, d’évoluer avec vous et de s’adapter à vos besoins.
