Cette FAQ complète répond aux 50 questions les plus fréquentes sur la signature électronique. Que vous soyez dirigeant d’entreprise, responsable IT, juriste ou utilisateur individuel, vous trouverez ici les réponses à vos interrogations sur la légalité, la conformité, l’utilisation, les prix et la sécurité de la signature électronique.
Questions juridiques et légales
1. La signature électronique est-elle légale en France ?
Oui, la signature électronique est légale en France depuis la loi du 13 mars 2000, renforcée par le règlement eIDAS (UE 910/2014) qui s’applique depuis 2016. Elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite lorsqu’elle respecte les conditions du règlement eIDAS. Pour plus d’informations, consultez le règlement eIDAS.
2. Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
La valeur juridique dépend du niveau de signature :
- Signature simple : Valeur probante limitée, nécessite d’autres preuves
- Signature avancée : Valeur probante renforcée, présomption d’intégrité
- Signature qualifiée : Même valeur qu’une signature manuscrite, présomption de validité
Les niveaux de signature sont définis par le règlement eIDAS.
3. Peut-on utiliser la signature électronique pour tous les documents ?
La signature électronique peut être utilisée pour la plupart des documents, sauf exceptions légales spécifiques (testaments olographes, certains actes de famille, etc.). Pour les documents réglementés (marchés publics, actes notariés), une signature qualifiée est généralement requise.
4. La signature électronique est-elle valable à l’international ?
Oui, le règlement eIDAS s’applique dans tous les pays de l’Union Européenne. Les signatures qualifiées sont reconnues mutuellement entre les États membres. Pour les pays hors UE, il faut vérifier les accords de reconnaissance mutuelle.
5. Peut-on contester une signature électronique en justice ?
Comme toute signature, une signature électronique peut être contestée. Cependant, une signature qualifiée bénéficie d’une présomption de validité, ce qui facilite la défense en cas de contestation. L’archivage à valeur probante renforce la défense.
Questions sur la conformité eIDAS
6. Qu’est-ce que le règlement eIDAS ?
Le règlement eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) est le règlement européen n°910/2014 qui définit le cadre légal de la signature électronique dans l’UE. Il établit trois niveaux de signature et garantit leur reconnaissance mutuelle entre États membres.
7. Comment vérifier qu’une solution est conforme eIDAS ?
Une solution conforme eIDAS doit :
- Respecter les exigences techniques du règlement
- Utiliser des certificats qualifiés pour la signature qualifiée
- Garantir l’intégrité et l’authenticité des documents
- Fournir une traçabilité complète
Les solutions comme Plug&Sign garantissent une conformité totale eIDAS.
8. Quelle est la différence entre signature simple, avancée et qualifiée ?
Les différences principales :
- Signature simple : Niveau de base, peu d’exigences
- Signature avancée : Identifie le signataire, détecte les modifications, créée avec des moyens sous contrôle exclusif
- Signature qualifiée : Créée avec un dispositif qualifié, basée sur un certificat qualifié, même valeur qu’une signature manuscrite
9. Quand faut-il utiliser une signature qualifiée ?
Une signature qualifiée est requise pour :
- Les marchés publics
- Les actes notariés (dans certains cas)
- Les démarches INPI
- Les documents nécessitant la plus forte valeur probante
10. Qu’est-ce qu’un prestataire de services de confiance qualifié ?
Un PSC qualifié est un prestataire certifié par une autorité nationale (ANSSI en France) qui respecte les exigences strictes d’eIDAS. Il peut délivrer des certificats qualifiés et garantir la conformité des signatures qualifiées.
Questions techniques
11. Comment fonctionne techniquement une signature électronique ?
La signature électronique utilise la cryptographie asymétrique :
- Un hash (empreinte) du document est créé
- Ce hash est chiffré avec la clé privée du signataire
- La signature est attachée au document
- La vérification utilise la clé publique pour valider l’intégrité et l’authenticité
12. Qu’est-ce qu’un certificat électronique ?
Un certificat électronique est un fichier numérique qui lie une identité à une paire de clés cryptographiques (publique et privée). Il est délivré par une autorité de certification et permet d’authentifier le signataire.
13. Comment obtenir un certificat qualifié ?
Un certificat qualifié s’obtient auprès d’un prestataire de services de confiance qualifié (PSC qualifié). Le processus implique une vérification d’identité renforcée, généralement en présentiel ou via vidéo-identification.
14. Qu’est-ce que l’horodatage qualifié ?
L’horodatage qualifié est un service qui atteste de l’existence d’un document à un moment précis. Il garantit l’intégrité temporelle et renforce la valeur probante. Les solutions comme Plug&Sign proposent l’horodatage qualifié.
15. Peut-on signer un document PDF avec une signature électronique ?
Oui, la plupart des solutions de signature électronique supportent les fichiers PDF. La signature est intégrée dans le PDF de manière conforme aux standards (PAdES pour PDF).
Questions sur l’utilisation
16. Comment envoyer un document à signer électroniquement ?
Le processus général :
- Connectez-vous à votre plateforme de signature
- Uploadez le document à signer
- Indiquez les signataires et leurs emplacements de signature
- Envoyez le document
- Les signataires reçoivent un lien par email
- Ils signent le document
- Vous recevez une notification de signature
Les solutions comme Plug&Sign simplifient ce processus.
17. Peut-on signer depuis un smartphone ou une tablette ?
Oui, la plupart des solutions modernes sont compatibles avec les appareils mobiles (smartphones, tablettes). La signature peut se faire via une application mobile ou un navigateur mobile optimisé.
18. Combien de personnes peuvent signer un même document ?
Il n’y a pas de limite technique au nombre de signataires. Vous pouvez définir l’ordre de signature (séquentiel) ou permettre la signature simultanée (parallèle).
19. Peut-on modifier un document après signature ?
Non, une fois signé électroniquement, un document ne peut pas être modifié sans invalider la signature. C’est l’un des principes fondamentaux de la signature électronique : garantir l’intégrité du document.
20. Comment archiver un document signé électroniquement ?
L’archivage doit respecter les normes en vigueur (NF Z 42-013 en France). Les solutions professionnelles proposent un archivage à valeur probante qui garantit l’intégrité et l’accessibilité à long terme.
Questions sur la sécurité
21. La signature électronique est-elle sécurisée ?
Oui, lorsqu’elle est correctement implémentée, la signature électronique est très sécurisée. Elle utilise la cryptographie pour garantir l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation. La double authentification renforce encore la sécurité.
22. Qu’est-ce que la double authentification ?
La double authentification (2FA) est un mécanisme de sécurité qui requiert deux méthodes d’identification : généralement un mot de passe et un code reçu par SMS ou email. Cela renforce la sécurité de la signature.
23. Peut-on falsifier une signature électronique ?
Non, une signature électronique correctement implémentée ne peut pas être falsifiée. La cryptographie garantit que toute modification du document ou de la signature sera détectée lors de la vérification.
24. Où sont stockées les données de signature ?
Les données sont stockées sur les serveurs sécurisés du prestataire, généralement dans l’Union Européenne pour garantir la conformité RGPD. Il est important de vérifier l’hébergement avant de choisir une solution.
25. La signature électronique est-elle conforme au RGPD ?
Oui, les solutions conformes eIDAS respectent également le RGPD. Les données personnelles sont protégées, avec des mesures de sécurité appropriées. Consultez la CNIL pour plus d’informations.
Questions sur les prix
26. Combien coûte une signature électronique ?
Les prix varient selon les prestataires et les formules :
- Solutions gratuites : limitées en volume et fonctionnalités
- Solutions payantes : de quelques euros à plusieurs dizaines d’euros par mois selon le volume
- Tarification au document : généralement entre 1€ et 5€ par document
Consultez les tarifs Plug&Sign pour des informations détaillées.
27. Y a-t-il des solutions gratuites de signature électronique ?
Oui, certaines solutions proposent des formules gratuites, généralement limitées en volume (3-5 documents par mois) et fonctionnalités. Pour un usage professionnel régulier, une solution payante est généralement recommandée.
28. Quels sont les coûts cachés à éviter ?
Coûts cachés potentiels :
- Frais d’activation
- Coûts par document au-delà du forfait
- Fonctionnalités premium payantes
- Frais d’archivage
- Pénalités d’engagement
29. Peut-on négocier les tarifs ?
Pour les volumes importants ou les entreprises, la plupart des prestataires proposent des tarifs dégressifs ou personnalisés. N’hésitez pas à contacter les équipes commerciales pour discuter de vos besoins.
30. Quel est le ROI d’une solution de signature électronique ?
Le ROI peut être significatif grâce à :
- Réduction des délais de signature (70-90%)
- Économies sur le papier et la poste
- Gain de temps administratif
- Réduction des erreurs
Questions sectorielles
31. Peut-on utiliser la signature électronique pour les contrats de travail ?
Oui, depuis la loi Travail de 2016, la signature électronique des contrats de travail est légale en France. Une signature avancée est généralement suffisante, avec le consentement du salarié.
32. La signature électronique est-elle valable pour les actes notariés ?
Oui, depuis 2022, certains actes notariés peuvent être signés électroniquement, sous conditions strictes (signature qualifiée, présence du notaire, archivage sécurisé).
33. Peut-on signer des factures électroniquement ?
Oui, la signature électronique des factures est légale et recommandée pour garantir l’authenticité et l’intégrité. Depuis 2024, la facturation électronique est obligatoire pour les échanges B2B.
34. La signature électronique est-elle acceptée pour les marchés publics ?
Oui, depuis 2020, tous les marchés publics doivent être signés électroniquement. Une signature qualifiée est généralement requise pour les offres et contrats.
35. Peut-on utiliser la signature électronique dans le secteur bancaire ?
Oui, la signature électronique est utilisée dans le secteur bancaire pour les contrats de crédit, ouvertures de compte, etc. Des exigences spécifiques de conformité peuvent s’appliquer selon le type d’opération.
Questions sur les intégrations
36. Peut-on intégrer la signature électronique avec un CRM ?
Oui, la plupart des solutions proposent des APIs et des connecteurs pour intégrer avec les principaux CRM (Salesforce, HubSpot, etc.). Cela permet d’automatiser les processus de signature.
37. Existe-t-il des intégrations avec Microsoft 365 ?
Oui, certaines solutions proposent des intégrations avec Microsoft 365 (Outlook, SharePoint, Teams) pour signer directement depuis ces outils.
38. Peut-on intégrer avec un ERP ?
Oui, les solutions professionnelles proposent des APIs pour intégrer avec les ERP (SAP, Sage, Cegid, etc.), permettant d’automatiser la signature des documents générés.
39. Qu’est-ce qu’une API de signature électronique ?
Une API (Application Programming Interface) permet d’intégrer la signature électronique dans vos applications et systèmes existants. Les APIs Plug&Sign offrent une intégration complète.
40. Combien de temps prend une intégration ?
Le temps d’intégration dépend de la complexité :
- Intégration simple : quelques jours
- Intégration avec workflow : 1-2 semaines
- Intégration complexe : plusieurs semaines
Questions pratiques
41. Que faire si un signataire ne reçoit pas l’email ?
Plusieurs solutions :
- Vérifier les spams
- Renvoyer l’invitation
- Vérifier l’adresse email
- Contacter le support du prestataire
42. Peut-on annuler une signature électronique ?
Une fois signée, une signature électronique ne peut pas être annulée. Cependant, vous pouvez créer un nouveau document avec des modifications et le faire signer à nouveau. L’historique des versions est conservé.
43. Comment imprimer un document signé électroniquement ?
Vous pouvez imprimer un document signé électroniquement comme n’importe quel PDF. La signature électronique reste valide même après impression, mais la version imprimée n’a pas la même valeur probante que la version numérique.
44. Peut-on signer plusieurs documents en une fois ?
Oui, les solutions professionnelles proposent l’envoi en masse, permettant d’envoyer le même document à plusieurs signataires ou plusieurs documents à signer en une seule opération.
45. Combien de temps est conservé un document signé ?
La durée de conservation dépend du prestataire et de la formule choisie. Les solutions professionnelles proposent généralement une conservation à long terme (10 ans minimum) avec archivage à valeur probante.
Questions sur le choix d’une solution
46. Comment choisir une solution de signature électronique ?
Critères à considérer :
- Conformité eIDAS
- Volume de documents
- Niveaux de signature nécessaires
- Intégrations requises
- Budget
- Support en français
- Hébergement des données
47. Faut-il choisir une solution française ou internationale ?
Les deux ont des avantages :
- Solution française : Support en français, données hébergées en UE, conformité locale
- Solution internationale : Plus d’intégrations, présence mondiale
Pour les entreprises françaises, une solution locale comme Plug&Sign offre des avantages en termes de proximité et de conformité.
48. Peut-on changer de prestataire facilement ?
Oui, il est possible de migrer vers un autre prestataire. Il faut exporter les documents existants et les réimporter dans la nouvelle solution. Les solutions professionnelles facilitent cette migration.
49. Quelle est la différence entre signature électronique et signature numérique ?
Les termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Techniquement, la signature numérique fait référence à la technologie cryptographique, tandis que la signature électronique est le terme légal défini par eIDAS.
50. Où trouver de l’aide pour utiliser la signature électronique ?
Plusieurs ressources :
- Documentation du prestataire
- Support client
- Tutoriels vidéos
- Formations
- Communautés en ligne
Les solutions comme Plug&Sign proposent un support complet avec tutoriels et assistance.
Besoin d’aide supplémentaire ?
Si vous avez d’autres questions sur la signature électronique, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Nous sommes là pour vous accompagner dans votre démarche de digitalisation.
Pour découvrir les solutions Plug&Sign, consultez nos services et demandez une démonstration personnalisée.
