Les organismes de formation sont de plus en plus nombreux à proposer des cours en ligne. Cette approche de formation on-line a profondément bouleversé la procédure administrative de ces structures.
Tout au long du process de formation, elles envoient par voie électronique des documents administratifs nécessaires aux apprenants pour le bon suivi de leurs cours. Une fois reçus, contrat de formation, feuille d’émargement ou autres documents doivent être retournés signés numériquement par chaque apprenant. Plug&Sign vous explique comment la signature électronique aide les organismes de formation à relever le défi de la digitalisation de leurs process.
Digitaliser les services formation avec la signature électronique
Pour des démarches administratives telles que la feuille d’émargement, la convocation aux cours ou encore l’attestation de formation, la signature numérique se présente comme une solution de choix vers la transition digitale. Elle revêt également une importance capitale en matière de cours présentiel.
Signer facilement en ligne les conventions de formation
Les organismes de formation s’assurent d’un envoi rapide des contrats de formation à leurs clients grâce à des solutions de signature électronique comme celles proposées par Plug&Sign. Une fois les documents transmis, les clients ou apprenants sont informés par SMS de la réception des documents qu’ils doivent parapher et signer pour sceller leur accord.
Les contrats de formation signés sont ensuite archivés par un Prestataire de Service de Confiance qualifié par l’eIDAS pour conserver les documents à valeur probante.
Signer les attestations de formation en ligne en toute simplicité
Dès que la formation est terminée, une attestation de formation est adressée aux stagiaires pour signature.
Ce document est également co-signé par l’organisme de formation lui-même certifiant l’authenticité du document et de la formation dispensée. Pour gagner un temps précieux et éviter une tâche rébarbative en signant manuellement les documents, le service ou l’organisme de formation peut utiliser un cachet électronique d’entreprise à adosser très simplement sur les attestations. Plug&Sign offre la gestion active du cachet électronique posé sur les documents. Cette offre comprend également une API de signature électronique incluant l’usage d’un cachet d’un cachet électronique.
Signer une feuille d’émargement électroniquement
La signature numérique de la feuille d’émargement est pensée pour apporter des solutions à certaines contraintes légales. C’est le cas notamment de la signature par demi-journée aussi bien par l’enseignant que le stagiaire. Automatisez l’envoi par demi-journée avec l’utilisation de Plug&Sign. Vous pourrez ainsi contraindre ou rappeler sa réalisation à la fois par l’animateur et les participants. Il vous suffira de procéder à la validation de la solution avec la Direccte, les OPCA, etc. Plug&Sign effectue un travail minutieux sur ce sujet sensible, enjeu majeur pour 75 000 organismes.
Mettre une image de signature sur la feuille d’émargement, quelle valeur légale ?
Pour un contrôleur de la Direccte ou un juge, une image de la signature placée en bas du document PDF n’a pas de valeur légale. Elle ne représente ici qu’un simple effet esthétique et visuel. Pour la signature de ses documents, un service formation des entreprises devra alors privilégier un vrai procédé́ technique.
Avec la signature électronique Plug&Sign, vous bénéficiez d’avantages certains :
- Envoi en grande quantité des convocations aux participants ;
- Acheminement en masse de l’attestation de formation aux clients ;
- Signature du VAE, Validation des Acquis Enseignés, précédée du traitement des données ;
- Import de votre annuaire de participants en vue de simplifier la sélection des données (email, téléphone).
Plug&Sign ne manque donc pas d’atouts pour la signature numérique de vos documents.
