La signature électronique permet de signer vos documents de manière intègre et en garantissant l’authentification du signataire. Elle est simple d’utilisation et présente de multiples avantages comme sa mise en place rapide.
Créer une signature électronique se fait en quelques étapes :
- préparer les documents à signer
- réunir les documents utiles, que ce soit des PDF, Word, Excel ou encore des Pages ou tout autre format qui seront rassemblés en un document final au format PDF.
- établir la liste des signataires
- dresser la liste des signataires en renseignant leur nom, leur adresse e-mail. Il est possible de déterminer l’ordre dans lequel les signataires seront sollicités.
- placer les champs de signature
- il est primordial de placer les champs propres aux signatures. Le processus de signature sera ainsi plus simple et rapide. Il sera possible d’être amené directement au niveau des champs de signature pour les signataires les plus en confiance, ou les plus pressés. Ces champs ne sont pas génériques, ils sont à l’inverse personnalisables. Vous pouvez y prévoir une signature classique, une signature précédée d’une mention spéciale, ou toute autre personnalisation souhaitée.
- envoyer le lien de signature électronique à l’ensemble des signataires
- une fois les contacts des signataires indiqués, ceux-ci recevront un mail pour la signature électronique qui contient un lien vers le processus de signature électronique.
- ouvrir le lien en un clic
- une fois que chaque signataire a reçu un lien par mail, le reste de la procédure de signature électronique se fait en un clic. Effectivement, avec un simple clic, le lien reçu le redirigera automatiquement vers le formulaire de signature en ligne.
- VALIDER le document !
- Il ne reste qu’à valider le document au complet par l’intermédiaire du code OTP envoyé par SMS. Une fois terminé, le document final sera disponible au téléchargement par tous les signataires, et aura une valeur juridique.
Comment créer une signature électronique sur un PDF ?
Que ce soit pour les particuliers ou les entreprises, les documents PDF présentent de nombreux avantages. Grâce à leur format universel, les fichiers PDF permettent de transférer des textes de manière optimale et peuvent être ouverts avec différents logiciels. Vous pouvez recourir à différents outils en ligne tel que la solution Plug&Sign qui répond aux exigences de sécurité définies par l’eIDAS via son Prestataire de Services de Confiance Qualifié.
Comment faire une signature électronique sur un Word ?
Il n’est pas possible de créer une signature électronique sur un document Word directement. Il est nécessaire de l’exporter en PDF pour ensuite pouvoir le signer.
Un nouveau défi pour l’ensemble des entreprises
Le travail sans papier, la numérisation ainsi que la dématérialisation dans l’entreprise ne sont pas juste des modes, mais bien une réalité opérationnelle. Il accélère vraisemblablement les processus de travail internes des entreprises. Dans un milieu contrôlé et sécurisé, l’entreprise profite véritablement de ces développements de l’ère numérique. En plus des économies de temps et de coûts, cette évolution entraîne une augmentation de la productivité et devient alors un véritable facteur de compétitivité. Dans des domaines spécifiques comme la santé, la signature électronique apporte un haut niveau de valeur ajoutée. Elle est par exemple maintenant largement utilisée par les hôpitaux, qui nécessite par cet intermédiaire les signatures de personnes de confiance, avant une opération.
La signature électronique a une valeur juridique et remplace de plus en plus souvent la signature manuscrite sur un morceau de papier, qui va disparaître complètement dans de multiples domaines.
